Politique de confidentialité

Moyens

Les renseignements personnels sont recueillis par RE/MAX :

• lors de la transmission volontaire de tels renseignements personnels à un employé ou un représentant autorisé du Fonds par le moyen de votre choix ;
• automatiquement, par votre connexion à notre site web ou par le moyen de fichiers témoins ;
• par le biais de formulaires web, par exemple lorsque vous vous créez un compte d’utilisateur ou
• lorsque l’on se voit communiquer des renseignements personnels par un partenaire de RE/MAX (soit les entreprises du groupe RE/MAX (Fonds promotionnel RE/MAX inc., Les Services de relogement national (RELONAT) inc. et RE/MAX, LLC (Denver, CO) (ci-après ces organisations sont collectivement identifiées par « Groupe RE/MAX »)).

Communications

Les renseignements personnels sont communiqués aux entités suivantes :

• À ses employés et représentants qui ont besoin d’avoir accès à ces renseignements personnels dans la poursuite des fins susmentionnées ; 
• Aux fournisseurs de services externes de RE/MAX ;
• Aux entités faisant partie du Groupe RE/MAX ou qui sont affiliées à RE/MAX, dans la mesure nécessaire pour permettre à cette dernière d’honorer ses obligations contractuelles et statutaires ; et
• à toute autre personne ou entité, lorsque prescrit ou permis par la législation applicable, ou encore avec le consentement du Client concerné.
  

Vos droits

Vous disposez d’un droit d’accès, d’un droit de rectification et d’un droit de retrait de consentement à vos renseignements personnels. Pour plus de détails sur les modalités de vos droits veuillez consulter les sections 9 et 10 de la présente Politique.

Vous pouvez également formuler une plainte en suivant les instructions identifiées à la section 11 de la présente Politique.

Détaillé

La présente Politique consigne les mesures et pratiques que RE/MAX QUEBEC INC. (« RE/MAX » ou « nous » ou « nos ») a mis en place afin d’encadrer sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels et de protéger les renseignements personnels de ses clients, à savoir les personnes physiques auprès desquelles RE/MAX recueille des renseignements personnels par l’intermédiaire (i) d’un contact direct ou indirect avec un représentant autorisé de RE/MAX; (ii) des sites Web https://www.remax-quebec.com et https://pourquoiremax.com (collectivement : le « Site Web ») et (iii) de ses partenaires autorisés à lui communiquer de tels renseignements personnels (les « Clients » ou « vous » ou « vos »), et ce, aux fins décrites dans la section 4 ci-après.

Dans la présente Politique, l’expression « renseignement(s) personnel(s) » désigne tout renseignement recueilli par RE/MAX qui permet, seul ou conjointement avec d’autres renseignements, d’identifier directement ou indirectement un Client. 

La présente Politique a pour objet principal d’informer les Clients:

• des moyens utilisés par RE/MAX pour recueillir des renseignements personnels;
• de la nature des renseignements personnels qui sont recueillis par RE/MAX et des fins poursuivies par cette collecte;
• de la façon dont RE/MAX peut utiliser les renseignements personnels ainsi que des tiers auxquels RE/MAX est susceptible de communiquer ces renseignements personnels, le cas échéant;
• des droits dont vous bénéficiez à l’égard des renseignements personnels colligés par RE/MAX, notamment pour accéder à vos renseignements personnels ou demander la rectification d’un renseignement personnel inexact, le cas échéant;
• des différentes mesures de sécurité mises en place par RE/MAX afin de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels;
• de la façon dont sont conservés, détruits et/ou anonymisés les renseignements personnels;
• de la façon dont vous pouvez communiquer avec RE/MAX afin d’adresser vos questions, partager vos commentaires ou, le cas échéant, formuler une plainte en lien avec la présente Politique.

En transmettant un ou plusieurs renseignements personnels à RE/MAX par l’intermédiaire (i) d’un contact direct ou indirect avec un représentant autorisé de RE/MAX; (ii) de votre utilisation du Site Web et/ou (iii) de votre autorisation à ce qu’un partenaire de RE/MAX les lui communique, vous consentez expressément à ce que RE/MAX collige, utilise, communique et conserve ces renseignements personnels conformément aux termes, modalités et conditions prévus dans la présente Politique.

RE/MAX se réserve le droit de modifier les termes, modalités et conditions prévus dans la présente Politique, et ce, en tout temps et à son entière discrétion. Dans un tel cas, RE/MAX vous communiquera une version de la présente Politique comportant les modifications apportées. Votre utilisation du Site Web à compter de la réception de cette version sera réputée constituer une acceptation expresse des modifications apportées.

La présente Politique ainsi que toute version modifiée de celle-ci sont assujetties à la législation applicable dans la province de Québec. 

2. Quels renseignements personnels RE/MAX recueille-t-elle ?

Les renseignements personnels que RE/MAX peut recueillir sont les suivants :

• Les renseignements personnels que vous nous communiquez lors de la création de votre compte d’utilisateur sur le Site Web (votre nom, prénom, adresse électronique, langue de préférence);
• Les renseignements personnels que vous nous communiquez afin d’être mis en relation avec une agence de courtage immobilier affiliée à RE/MAX (votre nom, prénom et numéro de téléphone);
• Vos échanges et votre historique de communications avec nous (enregistrements d’appels, communications par courrier électronique ou par l’intermédiaire de plateformes tierces);
• Les renseignements personnels générés par vous dans le cadre de votre utilisation du Site Web (preuves de consentement, plaintes, avis, demandes de renseignements, commentaires, réponses à des sondages et messages personnalisés lors de la mise en contact avec une agence de courtage immobilier affiliée à RE/MAX);
• Les renseignements personnels fournis dans le cadre d’une demande d’emploi ou d’engagement auprès de RE/MAX (votre nom, prénom, coordonnées (adresses civiques, adresses électroniques, numéros de téléphone), sexe (ou identité de genre), date de naissance, langues parlées, citoyenneté, renseignements sur la scolarité, l’expérience professionnelle et les affiliations professionnelles);
• Les renseignements personnels que vous êtes tenus de, ou invités à, transmettre à RE/MAX en raison de la nature de votre relation avec celle-ci (par exemple, les employés devront communiquer leur numéro d’assurance sociale et certains renseignements d’ordre financier alors que les administrateurs devront communiquer des pièces d’identité en application de Loi visant principalement à améliorer la transparence des entreprises); et
• Les renseignements personnels automatiquement collectés lors votre utilisation du Site Web (voir section 3).
  

4. À quelles fins RE/MAX recueille-t-elle des renseignements personnels ?

RE/MAX recueille vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Permettre aux Clients de créer un compte d’utilisateur afin de personnaliser leur expérience de navigation sur le Site Web;
• Dans le cadre de votre utilisation du Site Web, sauvegarder vos préférences et émettre des notifications afin de vous fournir des informations spécifiques. Ce faisant, RE/MAX a recours à une technologie permettant d’effectuer du profilage, dont les fonctions doivent être activées par le Client à partir du Site Web, soit en cliquant sur l’hyperlien « Paramètres de notification » qui apparaît après avoir cliqué sur l’icône de votre profil d’utilisateur (dans le coin supérieur droit de l’interface du Site Web);
• Vous mettre en relation avec toute agence de courtage affiliée à RE/MAX qui est responsable de la vente ou de la location d’un immeuble apparaissant sur le Site Web et qui vous intéresse;
• De façon générale, communiquer avec vous afin de vous transmettre des informations diverses en lien avec les différents programmes et outils déployés par RE/MAX et vous proposer des produits et/ou services susceptibles de vous intéresser;
• Effectuer des suivis périodiques auprès de vous afin d’assurer que vous êtes satisfait des différents programmes et outils déployés par RE/MAX;
• Développer, améliorer et promouvoir les différents programmes et outils déployés par RE/MAX, notamment en générant et publiant des données statistiques dépersonnalisées à partir des renseignements personnels de plusieurs Clients;
• Évaluer l’efficacité des démarches de RE/MAX pour acquérir des visiteurs sur le Site Web ;
• Évaluer quelles sont les informations proposées par RE/MAX et quelles sont ses démarches qui suscitent l’intérêt des visiteurs de son Site Web ;
• Identifier lesquelles des démarches de nos sites partenaires ont permis d’acquérir des visiteurs sur notre Site Web ;
• Améliorer la performance du Site Web et son efficacité à retenir des visiteurs sur notre Site Web ;
• Identifier le régime législatif auquel les renseignements personnels des visiteurs de notre Site Web sont soumis ;
• Exécuter nos obligations légales et contractuelles en tant que votre employeur ou votre prestataire de services; et
• Le cas échéant, examiner votre demande d’emploi ou d’engagement auprès de RE/MAX.

Sous réserve des exceptions prévues dans la législation applicable, RE/MAX veillera à obtenir votre consentement avant de procéder à toute utilisation de renseignements personnels vous concernant pour des fins autres que celles qui sont énumérées ci-dessus.

Veuillez noter que vous êtes responsable d’obtenir le consentement d’une personne physique avant de communiquer à RE/MAX tout renseignement personnel concernant cette personne physique, y compris les membres de votre famille. Dans le même ordre d’idées, RE/MAX ne recueille sciemment aucun renseignement personnel concernant des personnes physiques mineures de moins de quatorze (14) ans, à moins (i) d’avoir obtenu le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, selon le cas ou (ii) que la collecte soit manifestement au bénéfice de la personne physique mineure concernée.

6. Comment RE/MAX protège-t-elle la confidentialité de vos renseignements personnels ?

RE/MAX prend des mesures de protection physiques, technologiques et administratives appropriées pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, RE/MAX :

• vérifie l’identité et les antécédents judiciaires de tous ses employés;
• a mis en place des politiques de gouvernance tels qu’une politique de collecte, de conservation et de destructions des renseignements personnels, une politique de télétravail ainsi qu’une politique d’utilisation des TI;
• conserve les renseignements personnels sur des supports matériels et technologiques sécurisés, consignés dans des locaux verrouillés uniquement accessibles par des employés autorisés de RE/MAX;
• conserve les renseignements personnels sur des sauvegardes sécurisées et situées au Québec; et
• limite l’accès à vos renseignements personnels aux personnes autorisées qui ont besoin d’un tel accès dans la poursuite d’une ou plusieurs fins énumérées dans la section 4 de la présente Politique.

De plus, le Site Web est doté de certains mécanismes de sécurité visant à protéger vos renseignements personnels, à savoir :

• Tous les échanges entre les serveurs de RE/MAX et les appareils des utilisateurs sont chiffrés;
• Tous les mots de passe des utilisateurs sont chiffrés;  
• Le fournisseur de services informatiques de RE/MAX est tenu de respecter différentes obligations en matière de sécurité qui impliquent notamment une validation périodique des pratiques et processus de sécurité et une veille continue des composantes logicielles du Site Web et de leur mise à jour.

Tous les paramètres de confidentialité applicables à votre utilisation du Site Web offrent, par défaut, le plus haut niveau de confidentialité, sans aucune intervention de votre part. Toute technologie permettant d’effectuer un profilage est donc désactivée par défaut et ne sera activée que si vous y consentez expressément. Veuillez noter que ces principes ne sont pas applicables aux témoins de connexion, balises web et fichiers journaux, lesquels sont traités dans la section 3 de la présente Politique. 

8. Quelle est la durée de conservation de vos renseignements personnels ?

Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des renseignements personnels, nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins d’accomplir les fins énumérées dans la section 4 de la présente Politique ou pour la durée requise pour nous conformer à nos obligations statutaires, selon la plus tardive de ces échéances.

RE/MAX se réserve le droit de fermer le dossier d’un Client dans le cadre duquel aucune action administrative n’a été posée pour une période consécutive d’au moins trois (3) ans ou, dans les cas des employés de RE/MAX, pour une période consécutive d’au moins sept (7) ans à compter de la date de fin de l’emploi, le tout sous réserve d’une obligation statutaire prévoyant un délai de conservation minimal différent. La fermeture d’un dossier implique la destruction complète et définitive des renseignements personnels qu’il contient, ou encore leur anonymisation pour utilisation à des fins sérieuses et légitimes. Dans le cas de la fermeture d’un dossier concernant un Client qui n’est pas un employé ou un représentant de RE/MAX, les renseignements personnels qu’il contient seront détruits ou anonymisés après l’expiration d’un délai de 7 ans suivant la date de fermeture dudit dossier.

Dans la présente Politique, le terme « anonymisation » signifie le processus au terme duquel un renseignement personnel ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement le Client auquel il se rattache.  

10. Comment pouvez-vous retirer votre consentement à l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels ?

Sous réserve de vos engagements contractuels avec RE/MAX et de la législation applicable, vous pouvez retirer ou modifier votre consentement à la collecte, à l’utilisation et/ou la communication de vos renseignements personnels. Pour ce faire, vous devez adresser une demande écrite à cet effet à RE/MAX, aux coordonnées indiquées dans la section 13 ci-après.

Veuillez noter que le retrait ou la modification de votre consentement est susceptible de limiter ou d’empêcher la capacité de RE/MAX à vous fournir les Services, incluant l’accès et l’utilisation du Site Web.

Veuillez également noter que le retrait ou la modification de votre consentement n’aura aucun effet sur les renseignements personnels ayant fait l’objet d’une destruction ou d’une anonymisation en conformité avec la présente Politique.

12. RE/MAX n’a aucune responsabilité ou obligation à l’égard des Produits tiers

Le Site Web est susceptible de contenir des liens dirigeant vers d’autres sites Web ou produits et services de tierces parties (collectivement : les « Produits tiers »). Les Produits tiers peuvent être assujettis à des conditions d’utilisation et une politique de confidentialité qui diffèrent de ceux de RE/MAX. RE/MAX ne peut en aucun cas être tenue responsable ou visée par toute obligation en lien avec le contenu des conditions d’utilisation et/ou de la politique de confidentialité de ces Produits tiers. Sans limiter la généralité de ce qui précède, RE/MAX n’a aucune responsabilité ou obligation à l’égard de vos renseignements personnels qui pourraient être recueillis, utilisés, communiqués et conservés par toute personne ou entité en lien avec votre accès ou utilisation aux Produit tiers.

Tout lien disponible sur le Site Web dirigeant vers un Produit tiers n’implique ni ne signifie aucunement que RE/MAX assume ou accepte la responsabilité du contenu ou de l’utilisation de ce Produit tiers. RE/MAX ne fait aucune déclaration concernant la qualité, la sécurité, le caractère adéquat ou la fiabilité des Produits tiers, ni du contenu ou du matériel qu’ils contiennent. Lorsque vous accédez ou utilisez des Produits tiers, vous devriez consulter les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité qui s’y rattachent.